الحديث عن وظيفة ( منسق )

    • الحديث عن وظيفة ( منسق )

      بسم الله الرحمن الرحيم


      الأخوة الأعزاء ، العاملين بمختلف القطاعات بالسلطنة وخارجها وممن لديهم خبرات عمليه سابقة
      نخصص هذه الصفحة للحديث عن وظيفة ـ منسق ـ فمن عمل بهذه الوظيفة ولديه خبره فيها
      فيا حبذا لو يطرح علينا المهام المؤكلة إليه والأعمال التي يقوم بها كي يفيد الأخوة الذين يتطلعون
      لأن يتوظفوا بهذه الوظيفة .. كما سيقوم المهتمون بهذه الوظيفة بمناقشة صاحب الخبرة للإستفادة.



      لذا من هذا المنبر أدعو الأخوة أصحاب الخبرة للوظيفة أعلاه بتقديم مما لديهم من خبرات مثرية والتي
      سينتفع منها الأخوه الأعضاء .




      تحياتي للجميع .. نمير
      [COLOR="#000080"]
      رَبَّنَا آتِنَا مِنْ لَدُنْكَ رَحْمَةً وَهَيِّئْ لَنَا مِنْ أَمْرِنَا رَشَداً

      تم تحرير الموضوع 1 مرة, آخر مرة بواسطة نُمير: إلغاء التثبيت بعد أن تم إستيفاء الموضوع .. نمير ().

    • السلام عليكم ورحمه الله وبركاته

      هلا اخوي نمير

      موضوع حلو وذو فايده كبيره للي يريد يعمل في هذي الوظيفه

      ما عندي خلفيه كبيره عن وظيفه المنسق لاني بعدني طالب خخخخخ
      لكن خذيت تدريب في شركات كبيره تابعه للاسهل والتمويل

      في اعتقادي المسق انواع او انه منسق واحد بس تختلف طبيعه عمله من شي لشي

      فيه منسق خاص للمدير العام للشكره او الوزير في الوزاره وهذا يمسى سكرتير

      وهذا اموره تتعلق بتنسيق مواعيد المدير او الوزير مهما كان و استقبال الاتصالات اللتي تخص العمل

      استقبال المراجعين والنظر في موضوعهم قبل عن انه يروح الموضوع للمدير او غيره

      وفيه منسق للشركه بعامه ويمكن يكون في نفس الوقت منقس للمدير والشركه بس هنيه بيتواجد منسقين على الاقل ليتقاسمو الشغل

      وبهذي الحاله يستقبلو كل المراجيعن وطلباتهم واي استفسارات عندهم

      تنظيم جدول المدير والمراجيع والاقسام

      استقبال طلبات التوضيف وارسالها لقسم التوظيف او الموارد البشريه

      استقبال المكالمات الهاتفيه والاجابه عن اي استفسار يخص الشركه وطبيعه عملها

      اصدار الرسائل للمراجعين واشياء كثيره كل شركه او وزاره وطبيعه عملها

      بس بصفه عامه وظيف اشوفها حلو كسب الخبره فيها كبيره والمعارف ايضا

      كثير في الاوقات اتكون متعبه وفيها ضغط كبير


      هذي وجه نظري وخلفيتي عن هذي الوظيفه يمكن اكون صح ويمكن اكون غلط والله اعلم

      ننتظر اصحاب الخبره انه يجو ياكدو علينا ويبدو رأئهم في الموضوع

      اشكر اخي نمير على الموضوع

      تقبل مروري المتواضع صاحبي

      تحياتي لك

      زحمـــــ212ـه
    • السلام عليكم


      الاخ زحمه كفى ووفى

      واللي عوده ان شاء الله وسوف ادرج Job Description عما قريب الوف الوظيفي لهذه الوظيفة


      لا اخفى عليكم لدي خبرة 6 في مجال الموارد البشرية ولله الحمد وململم لمعظم الوظاااااااااااااائف في القطاع الخاص
    • Omani_Ghost كتب:

      السلام عليكم




      الاخت زحمه كفت ووفت


      واللي عوده ان شاء الله وسوف ادرج Job Description عما قريب الوف الوظيفي لهذه الوظيفة




      لا اخفى عليكم لدي خبرة 6 في مجال الموارد البشرية ولله الحمد وململم لمعظم الوظاااااااااااااائف في القطاع الخاص




      أخي العزيز والراقي
      مرحباً بك ، من الجميل جداً أن نستفيد من تجاربك وخبراتك في مجال الموارد البشرية
      ومن المؤكد بأنك ستثرينا بالمخزون الذي تختزنة من العلوم الإدارية .

      أكرر شكري ولك مني أرق تحية .. أخاك نمير
      [COLOR="#000080"]
      رَبَّنَا آتِنَا مِنْ لَدُنْكَ رَحْمَةً وَهَيِّئْ لَنَا مِنْ أَمْرِنَا رَشَداً
    • Omani_Ghost كتب:

      السلام عليكم


      الاخت زحمه كفت ووفت

      واللي عوده ان شاء الله وسوف ادرج Job Description عما قريب الوف الوظيفي لهذه الوظيفة


      لا اخفى عليكم لدي خبرة 6 في مجال الموارد البشرية ولله الحمد وململم لمعظم الوظاااااااااااااائف في القطاع الخاص




      هلا اخوي جووست

      اشكرك كل الشكر

      لي ملاحظه اخوي

      انا ولد ما بنت #i#i

      تحياتي لج صاحبي

    • المنسق - سكرتير - سكرتير تنفيذي


      تقريبا الاسماء متشابهه في المعنى وفي المهام الى ان سكرتير تنفيذى اعلى مرتبه من غيرها واليكم بعض المهام المتعقله ب سكرتير تنفيذي


      ملخص الدور :

      يقدم الدعم الاداري للمدير وتشمل الواحبات الاعمال الكتابية العامة وأعمال الاستقبال والأعمال ذات الصلة بالمشروعات

      كما يقدم الصورة المهنية اللائقة للشركة من خلال المحادثات التليفونية والمباشرة

      المهام الرئيسية :

      oاعداد المراسلات, والتقارير والمواد الخاصة بالنشر والعروض التقديمية

      oيعد التجهيزات اللازمة لرحلات المدير

      oيعد التجهيزات واماكن الاقامة لزوار الشركة

      oيحدث اجندة اعمال المدير

      oيعد ويحدث تقرير نفقات المدير

      oيجيب على المكالمات التليفونية ويحولها للأفراد المختصين

      oيعد وينسق المقابلات والمؤتمرات

      oيقابل ويحيي العملاء والزوار

      oيؤكد الاعمال الكتابية العامة التي تشمل النسخ واعمال الملفات والتعامل مع الفاكس ورسائل البريد

      oيحدث نظام الملفات الالى والورقي

      oيحد ويسعر ويشتري الاثاث المكتبي والمواد الكتابية

      oينسق اعمال المشروعات

      oاعمال اخرى تسند اليه

      المؤهلات المعرفية والمهارية:

      oحاصل على مؤهل عالى

      oالالمام بتطبيقات الحاسب الالى وآداب الحدبث عبر التليفون

      oالتعامل الجيد مع اجهزة الحاسب الالى

      oالقدرة على تعلم استخدام برمجيات حديثة

      oمهارات تواصل ممتازة

      oالقدرة على كتابة 60 كلمة في الدقيقة

      oالاعتناء التام بتفاصيل الموضوعات

      oقدرات تنظيمية ممتازة

      oالحفاظ على سرية المعلومات

      oالقدرة على العمل بمرونة والسفر اذا اقتضت الضرورة ذلك

      ظروف العمل :

      يعمل في بيئة عمل عادية ضمن بيئة مكتبية وقد يتطلب عمله السفر اذا اقتضت الضرورة ذلك
    • أخي Omani_Ghost أشكرك على ما قدمته لنا من شرح
      حول مهام السكرتير التنفيذي ، وإذ أنه لدي بعض التسؤلات
      وهي :
      1 ـ هل هنالك مواصفات كالمظهر وخلافة لهذا التخصص ؟
      2 ـ هل في وجود منسق تنفيذي يتم الإستغناء عن المنسق العادي ؟
      3 ـ هل يعد مسمى منسق تنفيذي ترقية وظيفية لمسمى منسق ؟

      هذا مع بالغ الإحترام والتقدير لشخصك العزيز الراقي .. أخاك نمير
      [COLOR="#000080"]
      رَبَّنَا آتِنَا مِنْ لَدُنْكَ رَحْمَةً وَهَيِّئْ لَنَا مِنْ أَمْرِنَا رَشَداً
    • المنسق - سكرتير


      هذا ما وجدت اثناء البحث


      الصفات العلمية الواجب توفرها في السكرتير


      1 التخصص
      اكتساب التحصيل العلمي في مجال السكرتارية.

      2 الثقافة
      أ الإلمام بالأمور العامة والاجتماعية.
      ب الإلمام باللوائح والنظم المعمول بها في محيط البلد التي يعمل بها.

      3 اللغة

      القدرة على التحدث والكتابة بلغة البلد التي يعمل فيها.

      الصفات العملية الواجب توفرها في السكرتير
      1 التنظيم
      الإلمام بالنظم الإدارية.

      2 العلاقات
      القدرة والمرونة في تكوين العلاقات الشخصية والعملية.

      3 اللوائح والتعليمات
      الإلمام بالأنظمة والمعلومات التشريعية والإدارية المعمول بها.

      أعمال السكرتير
      الاستقبال، التنظيم، الحفظ، التنسيق، السفر، تدوين الملاحظات، استلام وتسليم البريد، الرد على المكالمات الهاتفية.

      الاتصالات الهاتفية

      أهمية الاتصالات الهاتفية:
      1 السرعة في نقل المعلومات 2 السرعة في انجاز الاعمال 3 اعطاء المتكلم الفرصة لشرح وجهة نظره.
      قواعد الاستخدام الأمثل لأجهزة الاتصال الهاتفي

      1 مكان الجهاز على الناحية اليسرى من المكتب،
      2 سماعة الهاتف في مكانها الصحيح على الجهاز
      3 الاحتفاظ باحدث الادلة والنماذج الهاتفية، 4
      المعرفة بكيفية اجراء المكالمات الداخلية والدولية
      5 المعرفة بكيفية تدوين الرسالة الهاتفية،
      6 عدم تشجيع الاصدقاء على الاتصال اثناء العمل ،
      7 معرفة اماكن تواجد الرئيس.

      آداب استخدام الهاتف عند طلب الاتصال بالغير
      1 التأكد من صحة الرقم المطلوب
      2الايجاز في الحديث ،
      3 إنهاء المكالمة بطريقة طبيعية
      4 تعزيز الاتصال الهاتفي برسالة.

      آداب استخدام الهاتف أثناء الحديث
      1 التحدث بصورة مهذبة،
      2 التحدث في السماعة بهدوء ،
      3 الابتعاد عن الكلام المبالغ فيه ،
      4 عدم الغضب أثناء الحديث ،
      5 الإصغاء إلى المتكلم جداً ،
      6 عدم تناول الطعام والشراب اثناء الحديث ،
      7 الاعتذار عند اي تأخير ،8
      إعادة السماعة بهدوء إلى مكانها الصحيح.

      ملاحظة:
      هناك قواعد اخرى خاصة عند الانشغال بمكالمتين في وقت واحد ومن الذي ينهي المكالمة أولاً المتصل ام المستقبل وكيفية معالجة المكالمة الطويلة,,, الخ.

      دور السكرتير في إعداد الرحلة للرئيس

      1 الاستعلام عن وسيلة السفر المفضلة،
      2الاستفسار عن موعد السفروالعودة وإجراء الحجز،
      3 الاتصال بالفندق لحجز مكان المبيت، 4
      إعداد جدول خط سير الرحلة،
      5 اعداد المعلومات والبيانات اللازمة للرئيس، 6
      الاتصال بالاشخاص والفئات الذين سيتعامل معهم الرئيس،
      7 إعداد الترتيبات المالية اللازمة،
      8 تأجيل/ إلغاء أي مواعيد مجدولة نظراً للسفر،
      9 إعداد ملف كامل للرحلة.

      أعمال السكرتير أثناء غياب الرئيس

      1 التصرف في المسائل الروتينية،
      2 إعداد قائمة باسماء الزوار والمراجعين،
      3 اعداد بيان بالمكالمات الهاتفية الواردة اثناء غياب الرئيس،
      4الاتصال بالرئيس من وقت لآخر لإعلامه بالاحداث الهامة،
      5 إعداد ملفين لاطلاع الرئيس عليهما فور عودته من السفر.
      ا ملف للمواضيع التي تم البت فيها.
      ب ملف المواضيع المؤجلة

      السكرتير بعد عودة الرئيس
      1 عرض ا
      السكرتير بعد عودة الرئيسلملفين السابقين ،
      2 مساعدة الرئيس في اعداد تقرير الرحلة،
      3 إعداد رسائل شكر لمن ساهم في انجاح الرحلة.

      تنظيم مقابلات الزوار
      1 السماح بالمقابلات الضرورية ،
      2 المقابلات بمواعيد محددة مسبقاً،
      3 عناية السكرتير بمكتبه وتجهيزه لراحة الزوار ،
      4 عدم الاعتماد على الذاكرة في تحديد المواعيد،
      5 استقبال الزائرقبل السماح له بمقابلة الرئيس،
      6 مراجعة مفكرة الرئيس يومياً،
      7 إعداد سجل للرئيس بمواعيده ومقابلاته،
      8 ضرورة إبلاغ الرئيس قبل دخول الزائر ،
      9 معرفة اماكن تواجد الرئيس باستمرار لتذكيره بالمواعيد.

      المهارات المكتبية للسكرتير
      1 فتح البريد، 2 كتابة المراسلات، 3 متابعة المراسلات الصادرة والواردة، 4 التخلص من الأوراق الزائدة، 5 استخدام آلة التصوير.

      أولا: فتح البريد:
      عندما تعمل مع البريد الوارد اتبع الخطوات التالية:
      1 تأكد من وجود عنوان المرسل على الخطاب، 2 افتح البريد فور وصوله ، 3 افرغ المحتويات وتأكد من ان المظروف قد اصبح خالياً تماماً، 4 تأكد من وجود كل المحتويات المذكورة في الرسالة داخل المظروف، 5 اكتب تاريخ الاستلام على المراسلات الواردة، 6 وزع البريد على من يهمه الأمر.

      ثانياً: كتابة المراسلات
      يجب ان تكون مستعداً دائماً لتأدية مهمتك باحتراف:
      1 جهز أوراقا لإعداد المراسلات، 2 يفضل أن تضع الاوراق فوق المكتب دائماً، 3 يكون بجوار الأوراق أقلام للكتابة، 4 احتفظ بنسخ من المراسلات السابقة، 5 يوجد في برنامج (ميكروسفت وورد) نماذج للمراسلات العربية والإنجليزية.

      ثالثاً: متابعة المراسلات الصادرة والواردة

      لاينبغي ان نلقي باللوم على الطرف الآخر لأنه لم يرد فقد تكون له اسبابه فإذا قلنا: مازلنا بانتظار ردكم فكأننا نقول للعميل أنت مخطىء فقط,, علينا أن نعرف القارىء ان هذه هي رسالتنا الثانية دون إصدار حكم مسبق.
      ليس من الضروري إرفاق صورة الرسالة الأولى مع الثانية فمن السهل إرسالها بهدف توفير الوقت.
      يفضل مخاطبة القارىء برسالة جديدة من مدخل جيد.
      يستحسن تحديد موعد قاطع ونهائي لتلقي الرد مع شرح اسباب هذا الموعد ومبرراته فالتاريخ المحدد يحفز المتلقي بسرعة.

      رابعاً: التخلص من الأوراق الزائدة
      خصص ملفاً للأوراق الواردة، ويكون في الدرج القريب للمكتب لأن الحافظة التقليدية للأوراق بمثابة ملف نشط ثبت فضله.
      حدد الأولويات بتخصيص ملف للأوراق ذات الأهمية القصوى والتي يجب أن تقوم بها يومياً, وتخصيص ملف آخر للأوراق التي يمكن تأجيلها.
      حدد ملفاً خاصاً للمشاريع المنتهية,.
      هناك نوع رابع من الملفات للأوراق التي قد تحتاج إلى متابعة مثل الدراسات التي انتهيت منها وفي الانتظار موافقة او توقيع مديرك عليها.
      أزل من على مكتبك أي أدوات مكتبية زائدة .

      خامساً: استخدام آلة تصوير المستندات
      توفير آلة التصوير للمستندات وحسن استخدامها من الأولويات الضرورية التي تعكس مهارات السكرتارية الناجحة.
      1 الألمام بمميزات آلة التصوير يساعد على استخدامها الاستخدام الامثل والقصوى في التصوير.
      2 الإلمام بكفاءة وقدرة آلة التصوير يمكن الاستيعاب لحجم وامكانية الكيفية القصوى في تصوير المستندات.
      3 المعرفة السطحية لعملية صيانة الآلة ضرورية في كسب الوقت وتوفير المال.
      تلخيص المقالات
      التعريف: هي عملية إظهار المقالات بصورة متميزة بأقل عدد من الكلمات مع عدم الإخلال بالمعنى الحقيقي للمقال.
      أهمية تلخيص المقالات:
      1 توفير وقت القارىء، 2 تمكين الرئيس من التفرغ لمهامه الأخرى، 3 إكساب الشخص القدرة على فهم المعاني بسرعة.
      الهدف من التلخيص: 1 وضع المعاني والأفكار في كلمات قليلة ومختصرة، 2 إعطاء فكرة واضحة عن موضوع المقال، 3 تجنب التكرار في الألفاظ والدقة في العبارات.
      طرق التلخيص : تتم عملية تلخيص المعاني والأفكار في كلمات قليلة ومختصرة
      1 التلخيص بالاختيار: وهو اخذ ماله أهمية، 2 التلخيص بالتركيز: وهو ترك ما ليس له أهمية.
      الطريقة العلمية للتلخيص
      1 جمع البيانات.
      2 تصنيف البيانات والمعلومات، 3 الربط بين المعلومات، 4 وضع خطوط بالقلم الرصاص تحت الافكار والجمل الرئيسية, 5 حذف كل ما يدل عن الفكرة الرئيسية، 6 إعطاء معنى لهذه المعلومات يدل على مضمونها، 7 تحليل النتائج، 8 توزيع الموضوع الى فصول وابواب ، 9 كتابة الأجزاء المختارة من جديد بربط متناسق في جمل صحيحة، 10 كتابة المرجع هذا المختصر.


      المبادئ الأساسية
      1 عزز وحافظ على الاحترام.
      2 أنصت وتجاوب مع المشاعر.
      3 اطلب المساعدة لحل المشاكل
    • نمـ7117ـير كتب:

      أخي Omani_Ghost أشكرك على ما قدمته لنا من شرح
      حول مهام السكرتير التنفيذي ، وإذ أنه لدي بعض التسؤلات
      وهي :
      1 ـ هل هنالك مواصفات كالمظهر وخلافة لهذا التخصص ؟
      2 ـ هل في وجود منسق تنفيذي يتم الإستغناء عن المنسق العادي ؟
      3 ـ هل يعد مسمى منسق تنفيذي ترقية وظيفية لمسمى منسق ؟

      هذا مع بالغ الإحترام والتقدير لشخصك العزيز الراقي .. أخاك نمير







      العفو اخي العزيز


      1 - نعم ...بعض شركات يطلبوا بان يكون مقدم او مقدمه الطلب حسن المظهر ولكني شخصيا لا ارى ضرورة لذلك اهم شئ الخبرة في مجال العمل (الكفاءة) وفي نهايه يعتمد على المدير المباشر

      2- ما شرط ..مثل ما اسلفت سابقا سكرتير تنفيذي يعتبر اعلى مراتب سكرتاريه ..وايضا بامكان جعل سكرتير العادي تحت سكرتير تنفيذي

      3- ايوه بلا شك


      هذا راي متواضع


    • مفهوم السكرتارية :

      هي ذلك الجهاز من العاملين المنظم لمكتبات الادارة الصادرة منها والواردة اليها .

      وتعتبر بمثابة الساعد الأيمن للمدير والمسؤلين في إنجاز وأداء أعمالهم .

      وقد اشتقت كلمة سكرتارية من أصل الكلمة الانجليزية ( SECRETARY)

      والمشتقة من كلمة ( SECRET) أي سر...


      تعريف السكرتير :

      هو الموظف الذي يقوم بمساعدة رئيسه في حفظ أسراره وترتيب أعماله وتسجيل

      معلوماته وتنظيم وقته بشكل دقيق بسهولة ويسر ...

      وظيفة السكرتير :

      1- معالجة البريد الصادر والوارد ..

      2- استقبال الزوار..

      3- الرد على الهاتف ..

      4- أعمال الطباعة ..

      5- الحفظ والتصنيف ..

      6- تجميع المعلومات ...

      وغيرها ........

      الفرق بين السكرتير والطابع " الكاتب" :

      السكرتير أشمل وأوسع حيث أن السكرتير يقوم بالطباعة فهي جزء من الأعمال التي يمارسها ..

      حيث أن أعمال الطباعة تتمثل بجميع ما يطبع على الآلة الكاتبة كالرسائل والمذكرات ..الخ ..

      أضيف إلى ذلك أن الطابع ليس لديه إلمام بأعمال السكرتير حتى الأساسية منها والتي تتمثل

      في تنظيم المواعيد والاجتماعات والرد على المكالمات الهاتفية....الخ بعكس السكرتير الذي

      بالإضافة إلى إتقانه هذه الأعمال فإن عليه أن يتقن الضرب على الآلة الكاتبة ..

      ونتيجة لذلك بإمكاننا وضع قاعدة عامة وهي

      أن كل سكرتير طابع وليس كل طابع سكرتير ....

      الصفات الواجب توافرها فيمن يقوم بأعمال السكرتارية :

      1.الصفات الشخصية
      2.الصفات العلمية
      3.الصفات العملية

      سأفصل قليلاً :

      أولاً : الصفات الشخصية :

      o أن يكون صادقاً أميناً يحفظ أسرار المؤسسة .

      o أن يتميز باللباقة وحسن التصرف .

      o أن يتصف بالذكاء وقوة الذاكرة .

      o أن يتصف بالطلاقة في التعبير وحسن الاستماع .

      o أن يكون قوي الثقة بالنفس .

      o أن يهتم بالمظهر الحسن والانتظام في العمل .

      ثانياً : الصفات العلمية :

      o أن يكون حاصلاً على شهادة تؤهله لأعمال السكرتارية .

      o أن يكون واسع الاطلاع على ما يجد في مجال عمله .

      o أن يكون ملماً بالأنظمة والقوانين المرعية في المؤسسة .

      o أن يكون قادراً على التعبير بلغة صحيحة بالإضافة إلى اللغة الانجليزية .


      ثالثاً : الصفات العملية :

      أن يكون ملماً بما يلي :

      o الطباعة

      o الإملاء

      o النسخ والتصوير

      o استعمال الهاتف

      o معالجة المعلومات

      o مهارة الاتصالات
      وغيرها .....
    • Omani_Ghost كتب:

      العفو اخي العزيز


      1 - نعم ...بعض شركات يطلبوا بان يكون مقدم او مقدمه الطلب حسن المظهر ولكني شخصيا لا ارى ضرورة لذلك اهم شئ الخبرة في مجال العمل (الكفاءة) وفي نهايه يعتمد على المدير المباشر

      2- ما شرط ..مثل ما اسلفت سابقا سكرتير تنفيذي يعتبر اعلى مراتب سكرتاريه ..وايضا بامكان جعل سكرتير العادي تحت سكرتير تنفيذي

      3- ايوه بلا شك


      هذا راي متواضع


      أخي العزيز الراقي أشكر جل الشكر على هذا الأداء الطيب
      بارك الله فيك عزيزي لقد أحسنت المشاركة بحيث يمكن للأخوة
      الراغبين في معرفة الأسس والأختصاصات والمهام الواجبة أن يتحلى
      بها المنسق قد وضعت من شخصية لديها باع في الموارد البشرية .

      أشكرك جل الشكر على إسهامك الجبار .. أخاك نمير
      [COLOR="#000080"]
      رَبَّنَا آتِنَا مِنْ لَدُنْكَ رَحْمَةً وَهَيِّئْ لَنَا مِنْ أَمْرِنَا رَشَداً
    • مـأآ شاإء الله
      كفيتوا وفيتوا "زحمـة" و"جوست"
      ومن خلال بحـثي عن وظيفة السكرتارية وجدت كتاآلي::

      //>>
      أنواع السكرتارية :


      خاصة


      متخصصة


      عامة


      أولاً : السكرتير الخاص :


      هو موظف يختاره رئيسه من جهاز السكرتارية لتنظيم العمل ضمن مواصفات معينة نظراً


      لثقة رئيسه به ولكفاءته في العمل …


      وتتلخص أعماله فيما يلي :


      1-استقبال الزوار وفق جدول محدد ..


      2-الرد على المكالمات الهاتفية ، وتسهيل مكالمات الرئيس مع الآخرين ..


      3-تنظيم وقت الرئيس خارج المؤسسة ..


      4-حفظ الوثائق الخاصة بالرئيس في ملفات محددة ..


      5-القيام بالأعمال الكتابية الخاصة بالرئيس ..


      6-مساعدة الرئيس في ترتيبات السفر ..


      7-مساعدة الرئيس في عقد الاجتماعات والحفلات ..


      ثانياً : السكرتارية المتخصصة :
      السكرتير المتخصص هو الذي يقوم بعمل معين من أعمال السكرتارية


      ويتفرع إلى فروع عدة وهي :


      * مدير المكتب


      * القانوني


      * الصحفي


      * الطبي


      * الفني


      * التعليمي


      * الإحصائي


      أعمال السكرتير المتخصص بشكل عام :


      • دراسة ما يقدم له من قبل رئيسه في مجاله الخاص مع تقديم تقرير فني موجز ..


      • ملازمة الرئيس في حضور الاجتماعات الفنية لتقديم المعلومات اللازمة له ..


      • الاطلاع على ما يستجد في مجاله تخصصه من الأبحاث والتقارير العلمية وتقديمها للرئيس..


      • حفظ وترتيب وتصنيف الوثائق والأوراق الفنية في ملفات خاصة ليسهل الوصول إليها ..


      أ)مدير المكتب :


      تتلخص أعماله :


      • تلقي التعليمات من الرئيس وتنفيذها ...


      • البحث في الرسائل الواردة وعرض المهم منها على الرئيس ..


      • التمتع بحق التوقيع على الرسائل الصادرة عن مكتب الرئيس إلا الذي يصدر


      بموجبها أمر من الرئيس بوجوب الاطلاع عليها ...


      • حضور الاجتماعات مع الرئيس ...


      • حضور المؤتمرات الصحفية ...


      • مرافقة الرئيس في زيارته ورحلات عمله اذا طلب منه ذلك ...


      ب )السكرتير القانوني :


      تتلخص أعماله :


      • فحص القضايا المرفوعة ضد المؤسسة من الأفراد أو المؤسسات ..


      • صياغة القرارات الادارية من الناحية القانونية قبل اصدارها ...


      • الرد على الشكاوي والتظلمات الواردة من الأفراد والمؤسسات الأخرى ...


      • حضور الجلسات مع الرئيس للاستعانة به من الناحية القانونية ...


      • دراسة حالات النقل والترقية والعلاوات ...


      ج )السكرتير الصحفي :


      تتلخص أعماله :


      • الاطلاع على جميع الصحف واقتطاع الجزء الخاص بالمؤسسة وإلصاقه على ورق خُصص


      لهذا الغرض ، وإرساله إلى الجهة المختصة للرد عليه وبعد تلقي الرد يعرضه على الرئيس


      ثم يرسله إلى الصحف للنشر ...


      • يزود الرئيس بجميع الاشياء المحلية والعالمية التي لها علاقة بمنشأته ...


      • يحضر المؤتمرات الصحفية التي يعقدها الرئيس وهو الذي يوجه الدعوة لرجال الصحافة ..


      د) السكرتير الطبي :


      تتلخص أعماله :


      • استقبال المريض وأفراد عائلته.


      • حفظ سجلات المريض.


      • معالجة البريد الوارد والصادر .


      • استقبال المكالمات الهاتفية والرد عليها .


      • كتابة الرسائل والتقارير والبحوث على الآلة الكاتبة .


      • تزويد العيادة او المستشفى بالمستلزمات الضرورية .


      ه)السكرتارية التعليمية : وتتلخص أعماله :


      • استقبال الأشخاص المترددين على القسم ..


      • استقبال المكالمات الهاتفية ..


      • اعداد بعض حفلات الشاي ..


      • حفظ الأوراق والمستندات ..


      • مساعدة أعضاء هيئة التدريس ..



      و) السكرتارية الفنية :
      وتتلخص اعماله :


      • يقوم بالدراسات والأبحاث التي تتطلب من الرئيس .


      • تقديم البيانات والمعلومات المتعلقة بطبيعة تخصصه أثناء الاجتماعات التي يعقدها الرئيس .


      • يعرض على الرئيس أحدث المعلومات والتقارير والأبحاث مع التعليق عليها ..


      ز)السكرتارية الإحصائية :


      وهو الذي يقوم بجمع البيانات الإحصائية من مصادرها المحلية والأجنبية ويكون على اتصال


      وثيق مع هذه المصادر ويحتفظ بهذه البيانات بشكل منسق ومنظم للرجوع إليها عند الحاجة ...
      الدرس الثالث / ما ذا تعرف عن السكرتارية العامة ؟؟ثالثاً :السكرتارية العامة : " الإدارة المكتبية "


      أهم خدماتها :


      1-تقوم بمتطلبات البريد الصادر والوارد ومتابعتها .


      2- تلتزم بما يتطلبه الاتصال العادي والبرقي والسلكي .


      3- تنظيم وسائط النقل من حركة وصيانة ..



      //<<

      وإن شالله أضفت بعض المعلومـة المطلوبـة
      باآلغ شكـري لك مشرفناإ على مواإضيعك المهمـة اا~~
      :)
    • دلع .. شكرا على الإضافة الجميلة بارك الله فيك

      تحياتي لك ... نمير
      [COLOR="#000080"]
      رَبَّنَا آتِنَا مِنْ لَدُنْكَ رَحْمَةً وَهَيِّئْ لَنَا مِنْ أَمْرِنَا رَشَداً
    • يعطيكم العافية على المعلومات المفيدة

      بس بضيف شغلة بيسيطة أن المنسق أكثر اشغاله في الكمبيوتر

      ويكون ملم باللغة العربية والانجليزية

      طبعا هذا موه من عندي هذا من عند اختي اكرمها الله لانها تشتغل هذه الوظيفة في احدا الشركات

      واريد اشرح هذه الوظيفة بس الاخوان كفو و وفو

      مشكورين